Hinweisgeberkanal Stiftung KBZO

1. Warum wird ein Hinweisgeberkanal benötigt?

Nach Umsetzung der europäischen Hinweisgeberschutz-Richtlinie in ein nationales Gesetz, sind Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern*innen seit dem 02. Juli 2023 dazu verpflichtet, einen Hinweisgeberkanal zu implementieren.

Da auch die Stiftung KBZO von dieser Verpflichtung betroffen ist, erhalten Sie nachfolgend die Möglichkeit, auf eventuelle Gesetzesverstöße innerhalb unserer Organisation aufmerksam zu machen und diese über unseren Hinweisgeberkanal zu melden.

Gemäß unseres Leitbildes ist der vertrauensvolle und verantwortungsvolle Umgang zwischen den Mitarbeitern*innen ein essentieller Grundbaustein unseres gemeinschaftlichen Zusammenarbeitens. Dabei leben wir ein offenes und ehrliches Miteinander, welches auf gegenseitigem Vertrauen, Respekt, Angstfreiheit, Tolerant, Transparenz, Verlässlichkeit und Ehrlichkeit basiert.

Daher spielt auch die Meldung eines Gesetzesverstoßes innerhalb unserer Organisation eine große Rolle für uns. Hierdurch erhalten wir die Möglichkeit mögliches Fehlverhalten von Einzelpersonen frühzeitig zu erkennen und diesem entgegenzusteuern. Dabei leisten Sie einen großen Beitrag zur Verbesserung unserer Unternehmenskultur und helfen uns ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen und unsere Organisation vor größeren Schäden zu bewahren.

1. Was ist ein*e Hinweisgeber*in und wer kann als solche*r eine Meldung über den Hinweisgeberkanal abgeben?

Als Hinweisgeber*in bezeichnet man eine Person, die Informationen über Missstände und/oder Gesetzesverstöße innerhalb eines Unternehmens erkennt und diese an die zuständige Stelle im Unternehmen meldet.

Die Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) begrenzen den Kreis der Personen, die als potenzielle*r Hinweisgeber*in in Frage kommen, auf den beruflichen Kontext. Hinweisgebende können folglich nur Meldungen über Verstöße in Bezug auf Personen oder Institutionen abgeben, mit denen sie beruflich in Kontakt stehen. Dies erfasst sowohl vergangene als auch ausstehende Beschäftigungsverhältnisse.

Hierzu zählen insbesondere:

• Arbeitnehmer*innen, auch ehemalige
• ehrenamtliche Mitarbeiter*innen
• Bewerber*innen
• Praktikant*innen
• Freiberufler*innen
• Dienstleister und deren Mitarbeiter*innen
• Anteilseigener*innen und Personen, die dem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan eines Unternehmens angehören
• aber auch: Dritte, die mit Hinweisgebern*innen in Verbindung stehen und in einem beruflichen Kontext Repressalien erleiden könnten (z.B. Kolleg*innen)

1. Was wird über den Hinweisgeberkanal gemeldet?

Damit solch eine Hinweismeldung möglich ist, muss der Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen. Dies wäre der Fall, sofern es sich um einen Verstoß gegen folgende nationale und EU-Vorschriften handelt:

1. Verstöße, die strafbewehrt sind (umfasst jede Strafvorschrift nach deutschem Recht)

2. Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient

3. Sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder

4. Verstöße gegen Rechtsnormen, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurden. Der Gesetzgeber hat hierzu einen bestimmten Katalog festgelegt, welcher nachfolgende Anwendungsbereiche erfasst:

a)    Öffentliches Auftragswesen

b)    Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie

c)     Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

d)    Produktsicherheit und -konformität

e)    Verkehrssicherheitsschutz

f)      Umweltschutz

g)    Lebensmittelsicherheit

h)    Verbraucherschutz

i)       Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten

j)       Sicherheit von Netz- und Informationsdiensten

1. Wie kann ich eine Hinweismeldung abgeben?

Um eine Hinweismeldung über unseren Hinweisgeberkanal abzugeben, sind einige Punkte zu beachten.

Jede eingehende Hinweismeldung wird von der Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH mit Sitz in Frankfurt am Main entgegengenommen und bearbeitet. Hierbei handelt es sich um unseren unabhängigen Hinweisgeberschutz-Beauftragten, welcher von der Geschäftsführung beauftragt wurde.

Die Hinweismeldung kann über mehrere Meldewege abgegeben werden. Neben der elektronischen Meldung über das Hinweisgeberformular sowie einer E-Mail-Meldung, besteht darüber hinaus auch die Möglichkeit die Hinweismeldung in schriftlicher oder mündlicher Form abzugeben. So kann unser externer Hinweisgeberschutzbeauftragter auf dem Postweg, telefonisch oder auch persönlich kontaktiert werden.

1. Wie wird die Hinweismeldung geschützt?

Jede eingehende Hinweismeldung wird ungeachtet des Meldeweges vertraulich behandelt und entsprechend geschützt.

Das bedeutet, dass Ihre Identität ausschließlich dem Hinweisgeberschutzbeauftragten bekannt sein wird und er diese ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht veröffentlichen wird. Darüber hinaus werden auch die Inhalte Ihrer Meldung ausschließlich einem eingeschränkten Personenkreis zugänglich sein, die darüber hinaus einer Verschwiegenheitsverpflichtung unterliegen.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen oder weitere Repressalien brauchen Sie dabei nicht zu befürchten. Dies wäre nach dem Hinweisgeberschutzgesetz unzulässig, sofern die Voraussetzungen für den Hinweisgeberschutz erfüllt sind.

Um sicherzustellen, dass Ihre Meldung vertraulich behandelt wird und die Integrität des gemeldeten Sachverhalts jederzeit gewahrt bleibt, bitten wir Sie, für die Abgabe einer Hinweismeldung ausschließlich den vorgegebenen Meldeweg zu nutzen.

Damit können wir gewährleisten, dass die Meldungen stets vertraulich behandelt werden und nur berechtigte Personen Zugang zu Ihrer Hinweismeldung erhalten.

Hierzu nutzen Sie bitte ausschließlich den untenstehenden Link zum Hinweisgeberkanal.

1. Welche Voraussetzungen müssen für den Hinweisgeberschutz vorliegen?

Damit Sie als Hinweisgeber*in vom Schutzanspruch profitieren können, müssen insgesamt 3 Voraussetzungen erfüllt sein.

a)    Wahrheitsgehalt der Information

Es müssen hinreichende Gründe vorliegen, die Sie zur Annahme veranlasst haben, dass die zum Zeitpunkt der Meldung vorgelegten Informationen bezüglich des Gesetzesverstoßes der Wahrheit entsprachen.

b)    Sachlicher Anwendungsbereich eröffnet

Der gemeldete Verstoß bezieht sich auf eine Handlung oder Unterlassung, die vom sachlichen Anwendungsbereich erfasst wird.

c)    Nutzung des zulässigen Meldeweges

Es wurde der interne oder externe Hinweisgeberkanal genutzt, um die Hinweismeldung zu übermitteln. Bei dem externen Meldeweg handelt es sich um einen Hinweisgeberkanal, welcher von einer Behörde gesteuert und verwaltet wird.

Generell besteht für Unternehmen keine Verpflichtung Hinweismeldungen zu verfolgen, die nicht unter den sachlichen Anwendungsbereich fallen.

1. Was darf nicht über den Hinweisgeberkanal gemeldet werden?

Der Hinweisgeberkanal ist ausschließlich der Meldung von Verstößen gegen nationale oder EU-Vorschriften innerhalb der Stiftung KBZO vorbehalten.

Für Meldungen, die nicht in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen und es sich demnach auch nicht um einen Gesetzesverstoß handelt, wie z.B. allgemeine Verbesserungsvorschläge, persönliche Anliegen oder allgemeine Beschwerden, die in keinem Zusammenhang zu einem Gesetzesverstoß oder einem sonstigen rechtlichen Missstand stehen, ist dieser Hinweisgeberkanal nicht angedacht. In solch einem konkreten Fall sind die dafür vorgesehen Wege und Plattformen zu nutzen.

1. Wie wird mit vorsätzlich falschen, missbräuchlichen oder grob fahrlässigen Hinweismeldungen umgegangen?

Bitte beachten Sie, dass die Abgabe einer Hinweismeldung, die auf einer Unwahrheit basiert und dennoch vorsätzlich oder grob fahrlässig gemeldet wurde dazu führen kann, dass der*dem Hinweisgeber*in neben dem Verlust des Schutzanspruches auch Sanktionen sowie Schadensersatzansprüche auferlegt werden können.

Wir möchten jedoch betonen, dass bei der Bearbeitung von Hinweismeldungen zunächst die Unschuldsvermutung in Bezug auf die angezeigte Person oder den Vorwurf gilt.

Datenschutzerklärung Hinweisgeberkanal

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Stiftung KBZO
Sauterleutestraße 15
88250 Weingarten
E‑Mail: stiftung@kbzo.de

und

Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Heinrich-Hoffmann-Straße 3
60528 Frankfurt am Main
E-Mail: datenschutz@kanzlei-leu.de

Die oben genannten Stellen verarbeiten die im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberkanal erhobenen personenbezogenen Daten in gemeinsamer Verantwortung gemäß Art. 26 DSGVO.

2. Kategorien betroffener Personen
Über den Hinweisgeberkanal kann jede Person, die mit der Stiftung KBZO in einem beruflichen Kontext steht, einen Missstand in unserer Organisation melden, einschließlich möglichem Fehlverhalten von Arbeitnehmern*innen.
Der gemeldete Sachverhalt kann Informationen über Betroffene und andere Personen enthalten. Infolgedessen werden drei Kategorien betroffener Personen verarbeitet:
(a) Hinweisgeber*innen, d.h. die Person, die eine Hinweismeldung abgegeben hat;
(b) Arbeitnehmer*innen der Stiftung KBZO, die möglicherweise gegen gesetzliche Vorgaben verstoßen haben;
(c) weitere Personen, die im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt stehen.

3. Kategorien verarbeiteter Daten und Zwecke ihrer Verarbeitung
Im Rahmen der Datenverarbeitung, werden die nachfolgenden Datenkategorien der unter Punkt 2 genannten Betroffenen verarbeitet:
(a) Hinweisgeber*innen: Umstände der Meldung (z.B. Zeitpunkt), Identität (z.B. Name) und Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse). Die Meldung, einschließlich der darin evtl. enthaltenen Informationen über die hinweisgebende Person, werden zum Zweck der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten verarbeitet. Ihre angegebenen Kontaktdaten dienen der Information über den aktuellen Stand der Bearbeitung.
(b) Arbeitnehmer*innen: Identität (z.B. Name), Angaben zur Beschäftigung (z.B. Tätigkeitsbereich), mögliches Fehlverhalten und entsprechender Sachverhalt. Die Daten dienen der Ermittlung des Sachverhalts, Klärung der Vorwürfe und der evtl. Abstellung von Fehlverhalten.
(c) Weitere Personen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt: Identität (z.B. Name) und weitere Informationen, die sich aus dem Gegenstand der konkreten Meldung ergeben. Diese Daten dienen ebenfalls der Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe.

4. Quelle der personenbezogenen Daten
Wir erhalten die durch uns verarbeiteten Daten der Arbeitnehmer*innen (b) und der weiteren Personen (c) aus der Hinweismeldung der hinweisgebenden Person (a). Je nach Einzelfall, können unsere Organisationen für die Ermittlung des Sachverhalts und Klärung der Vorwürfe weitere Quellen, einschließlich öffentlich zugänglicher Quellen, heranziehen.

5. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Die personenbezogenen Daten der unter Punkt 3 genannten betroffenen Personen, werden aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen verarbeitet. Diese rechtliche Verpflichtung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG.
Die Daten werden zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet, wenn die Meldung tatsächliche Anhaltspunkte enthält, die den Verdacht begründen, dass ein*e Arbeitnehmer*in eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der Betroffenen nicht überwiegt (§ 26 Abs. 1 S. 2 BDSG).

6. Aufbewahrung und Löschung der Daten
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

7. Datenübermittlungen an Dritte
Soweit es im Einzelfall zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich ist, leitet der Verantwortliche im jeweils erforderlichen Umfang personenbezogene Daten an Dritte weiter.
Bei den Empfängern kann es sich um externe Rechtsberater, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und andere Sachverständige handeln. Soweit sie nicht bereits einer eigenen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, werden sie vom Verantwortlichen vorher zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung ist die in Nr. 5 genannte rechtliche Verpflichtung des Verantwortlichen.

8. Rechte der betroffenen Personen
Die Betroffenen haben das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Die Rechte können schriftlich oder per E-Mail gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden.
Die Rechte können im Einzelfall dadurch eingeschränkt sein, dass die Identität von hinweisgebenden Personen zu schützen ist oder das Recht des Verantwortlichen zur Aufklärung des Sachverhalts, der Sicherung von Beweisen und der Abstellung von Fehlverhalten vorgeht. Darüber hinaus kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen unserer Organisationen oder möglicherweise geschädigter Dritter dienen, wodurch die oben genannten Rechte eingeschränkt sein können.
Betroffene Personen können die Rechte gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen. Das Recht auf Auskunft wird von der Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH erfüllt.

9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Die Betroffenen haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren:
(a) Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (Stiftung KBZO)

(b) Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Leu Rechtsanwaltsgesellschaft mbH)
10. Datenschutzbeauftragter
Die Betroffenen können sich mit ihren Fragen oder Beschwerden zur Datenverarbeitung auch an den zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden:

Ansprechpartner: Herr Bruno Gmuender
Sauterleutestraße 15
88250 Weingarten
E‑Mail: datenschutzbeauftragter@kbzo.de

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